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イベントのあれこれ

イベント参加しよう! サークル参加者編

クマ
さて、今度はサークルについてのあれこれを説明するぞ!
ローズ
イベントごとに色々な決まりごとは違うけど、ここでは一般的な話を少しと、当イベントへの参加方法を扱うわね。
クマ
初めての参加だと色々解らないよな~。解らない事があったら遠慮なく各イベントへ問い合わせてみような!解らないまま送っちゃうより、絶対良いからな!!

申し込み方法

ローズ
まずイベントへサークル参加するのに準備するものは「申込用紙」「参加費」「返信用封筒」の3点です。どこのイベントもだいたいはこの三点を用意するわね。
クマ
それじゃあ、これからその3点について詳しく説明をしてくれるよ。彼女がね!
ローズ
君も説明するのっ!
クマ
わわっ…怒ると怖いんだよね~…。仕方ない、まずは申込用紙について説明するよ。
申込用紙について
ローズ
申込用紙については当イベント限定の話だから気をつけて頂戴ね。
クマ
まず申込用紙の入手方法は2種類。当イベントチラシについている物か、ダウンロードでプリントアウトした物だぞ。
ローズ
ダウンロードの場合、プリントアウトする際A4の用紙にサイズを変えず印刷をして頂戴ね。もしかしたらサイズが大きくて切れますって言われるかもしれないけど、申込に必要な所は切れないようになってるはずだからね。
クマ
最近のプリンターは勝手に縮小印刷するやつもあるみないだな。その場合は勝手に縮小されないようにしてから印刷してくれよ!
ローズ
ハイテクなのって便利なのか不便なのか良くわからないわね。


クマ
次に申込用紙の記入方法等を教えるぞ!
ローズ
記入漏れの無いように確認してね。よくほとんどの情報が書かれずに送られてくるサークル様もいるけど、必要な情報を書いてもらいたいから枠があるの。
未記入の部分があると他イベント等では書類不備で申込受付をしてもらえない場合だってあるのよ。
クマ
詳しい記入内容だが、氏名欄にはペンネームでなく本名を書こうな。
それと申込用紙等の書類を書く場合は一般的ルールとして黒ボールペンやサインペンなど、消えないペンで書くぞ。必要な情報が消えちゃあ問題だろ?
ローズ
サイトURLやメールアドレスの記入はできるだけ丁寧に書きましょう。
ローマ字は似た形が多いので判別できないと困ってしまうからね。
またドット「.」ハイフン「-」アンダースコア「_」アットマーク「@」の書き忘れや位置にはよーく注意して再確認してね!
クマ
間違って書いてる人、結構多いんだぞ!
ローズ
また緊急連絡先のメールアドレスは申込不備などの連絡以外、緊急時(災害で会場や主要交通機関が使用不可になった場合などetc.)にしか使わないから携帯メールアドレスかPCメールアドレスを絶対記入して頂戴ね!(メールアドレスが無い場合は除く)
クマ
DMを送ったり他の方へ教えたりなどは一切ないからな!
どうしても自分の使っているメールアドレスを書くのが嫌な場合、フリーメールアドレス等を使うといいぞ。その代りきっちりメールチェックをするんだぞ!
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参加費について
ローズ
次は参加費についてね。
クマ
まず参加費は定額小為替か振り込みで支払う事になるぞ。
これはどのイベントでもだいたい一緒だから覚えとけよ!
両方ともイベント申込する前に行う事だぞ!


ローズ
定額小為替の場合、郵便局の貯金窓口で発行してもらう事ができるのよ。
クマ
50円、100円、150円、200円、250円、300円、350円、400円、450円、500円、750円、1000円の12種類で、1枚につき100円の手数料がかかるんだ。
ローズ
参加費が1500円の場合、1000円と500円(750円+750円の場合も同じ)の小為替が必要だから2枚分の手数料200円がかかって1700円用意する必要があるから気をつけてね!
クマ
定額小為替を購入すると、領収書(小さい半券)と定額小為替証書(定額小為替払渡票付き)を渡されるぞ。
ローズ
イベントへ送る際は定額小為替証書は無記入で、定額小為替払渡票を切り離さず付けたまま送ってね。つまり郵便局で渡されたままって事!
クマ
領収書は定額小為替を買ったよ!っていう証明になるから、必ず手元に保管するんだぞ!間違ってもイベントの申込の際同封しないようにな。
ローズ
あともう一つ気をつけなければならないのは有効期限!
定額小為替は発行から6カ月が有効期限になってるの。だからなるべく申込する直前に発行してもらいましょうね。
クマ
さらに注意が必要なのは封筒に入れて定額小為替を送る際、外から透けて見えないようにする事だ!
ローズ
定額小為替はお金に換金できるもの。透けてる事によって郵便事故の原因になります!紙に包んだりしてしっかり見えないようにしましょうね。


クマ
振り込みの場合についての説明に移るぞ。
ローズ
当イベントは郵便口座への振り込みをお願いしているの。
ATM操作で郵便口座から郵便口座への振り込みをする場合手数料がかからないから、是非利用して欲しいわ。
クマ
郵便口座は簡単に作れるから、持ってない人もこれを機会に作ってみてはどうかな?ATMの操作や口座の作成方法は局員の方に聞いてくれよ!あ、郵便窓口を利用の場合は手数料かかるからな!
ローズ
郵便口座以外の金融機関からの振り込みは手数料がかかります。当イベントの参加費と比較するとけっこうな割合の金額になってしまうの。
他金融機関を利用する場合は手数料がかかる事を念頭に置いて頂戴ね。
クマ
振り込みが完了した後は、ご利用明細票のコピーを申込の際同封するんだぞ。同封されてない場合確認に時間がかかって、締め切り前や満了直前の場合、書類不備で受付不可になる場合があるから注意しろよ!
ローズ
ご利用明細票は、上から下まで全部コピーして頂戴ね。そして絶対わからないといけないのは「お取扱日」「お取引金額」と「依頼人名」よ。
絶対切り取ったり塗りつぶしたりしないでね!
クマ
また早くに振り込みをしたからといっても受付は申込書が届いた順だから気をつけてくれよ!
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封筒について
ローズ
さて、今度は封筒についての説明よ。
クマ
まずイベント申込をする時の封筒についてだ!
ローズ
封筒の裏にリターンアドレスを書いてない方が沢山います!
これでは郵便事故につながりかねません!
クマ
切手の金額不足やイベント宛住所が間違っている人、けっこう居るんだぞ?
ローズ
郵便事故はイベント側では負いかねますので、きっちりリターンアドレスを書きましょう。
クマ
次は返信用封筒についてだ。
ローズ
これはイベントごとに用意するかどうかが違うのだけど、基本的にはサークル参加の案内書等を送るのに使われるものよ。
クマ
各イベントの申込方法をよく見てくれって事だな。
ローズ
当イベントの場合、返信用封筒には「自分の住所」「名前(様まで記入)」を書き、80円切手を忘れずに貼ってください。切手の貼り忘れ、結構いるんですよ?
クマ
封筒サイズについてもちょっと注意が必要だな。
まずは定型郵便のサイズを使う事!長形 4号か角形 8号がいいだろう。
定型外サイズを使うと80円切手じゃあ届かないからな!
ローズ
結構多いんですよ。定型外サイズで80円切手しか貼ってない方…。定型郵便のサイズでも大き目の封筒があるから、ちゃんと確認してみましょうね!
クマ
また返信用封筒の入れ方も問題ありだ!
ローズ
申込をする封筒と返信用封筒が同じサイズなのにきっちり2重に入れてある場合や、縦方向にだけ折って高さが一緒で入れてある事があります!
開封する時に誤って一緒に切ってしまう可能性があるんです!
クマ
返信用封筒を入れる際は、送る封筒より小さくなるように折り曲げて入れたり、送る封筒を少し大き目のサイズにしたりしような。
ローズ
返信封筒でサークル様のご自宅へ案内書等を送る際、封筒の裏には当イベント名を記載してお送りしているの。(記載されていないイベントもあります)
クマ
しかも当イベントでは返信用封筒に蝋封をして送ってるんだ。
ローズ
そういった点で当イベントは家人に内緒で同人活動をしている人には向かないかもしれないわ…。
クマ
まぁ…そうやって送られてくるって知っといてもらえると助かるかな。
当イベントだけでなく、怪し気なダイレクトメールと勘違いされて送付物を処分されたというお話もあるらしいな。
ローズ
イベントより送付物があることはしっかり伝えておきましょうね?
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サークルの並びを友人と隣にしてほしい

クマ
友人同士などでサークルの並びを隣にする事を隣接サークルや合体サークルなんて言うんだぞ!
ローズ
隣接サークルにする場合、ジャンルを合わせなければならなかったり、隣接サークルの上限があったり規定のあるイベントが多いわね。
各イベントの隣接サークルに関する注意事項をしっかり読んで申込ましょうね。
クマ
当イベントではジャンルもサークル上限も規定は無し!別ジャンル同士や複数のサークルの合体もOKだぞ!


ローズ
では当イベントで隣接サークル希望の場合の説明をしていくわね。
クマ
まず隣接サークルを希望する場合、サークル申込を1つの封筒で行うぞ。
申込用紙、参加費、返信用封筒をそれぞれのサークル分用意しよう。
気をつけて欲しいのは総重量だな。定形郵便物でも80円で送れるのは25g以内で、90円だと50g以内だからな。それより重くなると同じ大きさの封筒でも定形外郵便物として扱われて料金も変わるぞ。
ローズ
参加費は全てのサークル参加費を合計して振り込みしたり、小為替にしたりしても問題ないわ。
クマ
どうしても同じ封筒で申込ができない場合は、必ず双方の申込用紙に隣接希望サークル名を書き、さらにその旨を書いたメモ用紙を同封する事!
ローズ
もし片方の申込用紙にしか隣接希望サークルが書かれてなく、隣接希望の確認が取れない場合は隣接にする事が出来ない可能性があります!
クマ
双方に隣接の意思がある事が確認できないと問題だからな。ちゃんと協力してくれよな!
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サークルスペースの過ごし方

ローズ
まずはサークル入場時間について。この時間は基本的にサークルスペース設置など一般入場前の準備時間です。
クマ
なるべく時間通りに来て、スペースの設置やコスプレの着替えを済ませて一般入場時間には一般参加者様をお出迎えできるようにするのがマナーだぞ!
また朝入場した後、自分の隣接サークル様にはちゃんと挨拶をしよう。
「おはようございます。今日はよろしくお願いします」って感じでな!
ローズ
スペースに関しては長机半分とあまり広くはありません。当イベントの場合は椅子が大きいため机1脚に対し椅子3個までが限度よ。イベント中気持ちよくスペースを使うためにもお隣のサークル様と声をかけあい、譲り合いながら過ごしましょうね。
クマ
ちなみに当イベントで使う机の大きさは45×180(cm)だから1スペースは45×90(cm)だな。
ローズ
椅子だけではなく、1スペースに居る人数にも気をつけてみて頂戴。
だいたい2名程度が限度だから、それ以上の人数がいるサークル様の場合はローテンションして店番をするなど、お隣や後ろのサークル様に迷惑をかけないようにしましょうね。
クマ
それと気をつけて欲しいのはサークルの前、通路側だな。
机の下に置いた荷物や商品の陳列が通路へはみ出ていたりすると通行する参加者様へ迷惑になるぞ。
ローズ
またペーパーの配布なども通路側での配布は禁止ですし、配布物も自分のサークルへ興味を持ってくれた方へ行うようにしましょうね。
通りかがっただけで無理やりペーパー等配布物を押し付けたりする行為はマナー違反になるからね!
クマ
コスプレをする場合は更に荷物や衣装、小物などが邪魔にならないよう気を使おう。荷物がかさばる場合はクロークも利用しような。
ローズ
グッズや本を販売する時は合計金額やお釣りを間違えないようにしっかりと計算しましょう。お金のやり取りはトラブルの原因になります。しっかりコミュニケーションをとって、お金や商品の受渡をしましょうね。
クマ
スケッチブックに関してだが、頼まれた場合でも時と場合によっては断っても失礼にはならないぞ。引き受けられるジャンル、時間など、無理なくできる範囲で引き受けよう。もしイベント間際などで受けてしまったら頼んでくれた方にもイベントにも迷惑がかかっちゃうからな。
ローズ
イベント終了時間が来ましたら、速やかに片づけをはじめましょう。
イベントには会場を使用できる時間が決まっています。あまりのんびり片づけをしたり、荷物を置きっぱなしにしたりしているとイベント、会場の双方に迷惑となってしまいますからね。
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